Qu’est-ce que la délégation à valeur ajoutée?
La délégation consiste à réattribuer certaines tâches à d’autres membres de votre équipe.
En tant que gestionnaire débutant, il est de votre responsabilité de déléguer et de répartir les tâches et les charges de travail vers les bonnes personnes dans votre organisation. Vous serez donc un meilleur leader en sachant quand et comment bien déléguer.
Non seulement le fait de maitriser l’art de déléguer vous permettra d’avoir une meilleure gestion de votre temps mais elle vous permettra de vous concentrer sur des tâches à grandes valeurs ajoutées. Elle offrira également des opportunités à certain membre de votre organisation de s’impliquer davantage dans des projets intéressants et où ils auront un meilleur sentiment d’appartenance.
Je vais donc vous expliquer comment devenir un meilleur délégateur.
Pourquoi la délégation est une des pierres angulaire de la réussite?
La délégation est une façon de démontrer à votre équipe que vous leur faite confiance et de cette façon vous renforcerez la confiance de vos collègues à réaliser des tâches importantes. Elle vous permettra aussi d’optimiser la productivité de votre organisation car sinon votre entreprise deviendra la limite de ce que vous pourrez gérer par vous-même.
N’oubliez pas qu’un groupe est toujours plus performant que l’individu.
L’un des nombreux buts de la délégation est aussi de réduire votre flux de travail afin de bien répartir les responsabilités entre vos différents collègues. Cela dans le seul but de pouvoir vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Cela permettra aussi à votre équipe de développer de nouvelles forces et compétences. De cette façon vous augmenterez la rapidité d’exécution de vos tâches ainsi que la qualité de votre service à la clientèle.
Pourquoi certains gestionnaires ne délégueront ils jamais leurs tâches ?
Le fait de ne jamais déléguer est pour moi l’un des pièges les plus importants de toute entreprise en croissance. Mais je conçois que pour un gestionnaire débutant, cela peut paraître comme une montagne à surmonter.
Grâce à toute l’utopie créée autour du domaine de la délégation, je comprends que beaucoup de personnes n’osent pas se lancer dans cette discipline. Mais la plupart du temps ces fausses croyances sont lancées par des gens inexpérimentés et qui n’ont probablement jamais essayé de déléguer. Ou s’ils l’ont fait, ils ne s’y sont pas pris de la bonne façon et cela a été un échec.
Voici donc des phrases que l’on entend souvent et qui nous font douter de la valeur de la délégation.
- Je n’ai pas le temps. Je vais passer plus de temps à l’expliquer que de le faire moi-même;
- On n’est jamais mieux servi que par soi-même;
- Il va faire plein d’erreur et je vais devoir tout recommencer;
- On n’a pas la même vision;
- Etc.
Tout ceci n’est en fait qu’un sentiment de peur et d’un manque de confiance en soi. Certains gestionnaires se sentiront aussi menacés par leurs confrères de travail. Ils se disent que s’ils délèguent des tâches à un autre employé de l’organisation et que celui-ci effectue cette tâche mieux que lui, bien il finira par prendre sa place.
Encore là, c’est que l’objectif de base a été perdu, car quand on vous nomme gestionnaire dans une entreprise, on ne vous nomme pas à ce poste pour la simple et bonne raison que vous êtes le meilleur pour effectuer cette tâche, mais bien sûr votre capacité à gérer une équipe et à transmettre vos connaissances aux autres. De plus, votre capacité à bien déléguer sera grandement évaluer dans votre poste de manager, car comme cité plus haut, c’est l’une des pierres angulaires de votre réussite.
Si vous doutez toujours de la nécessité de déléguer intelligemment, c’est le burnout et le surmenage professionnel qui vous attend l’un de ces jours.
Alors n’attendez pas de tomber malade avant de vous y mettre.
N’oubliez pas que c’est en forgeant que l’on devient forgeron.
croyez-moi quand je vous parle d’épuisement professionnel. J’en ai payé les frais à 2 reprises et je ne souhaite cela à personne. Écouter mon corps est devenu l’une de mes priorités.
Quand dois-je réellement déléguer ?
Il n’existe pas de réponse parfaite, ni de réponse universelle. Cela va dépendre de beaucoup de facteur. Dont l’un des suivants.
Comment êtes vous optimiser dans votre entreprise? Avez-vous de bons logiciels qui vous aident à optimiser vos processus ou êtes-vous tu type classeur avec plein de chemise et une tonne de paperasse ?
Je pourrais vous énumérer plein d’exemples comme celle-ci mais je vais plutôt vous donner certaines pistes très simples qui vous enverrons comme message qu’il est peut-être temps de déléguer. Mais encore là, vous êtes le seul à pouvoir prendre cette décision.
Voici quelques pistes :
- Quand vous faites des heures supplémentaires depuis plusieurs semaines ou mois;
- Quand la boite mail est pleine;
- Quand votre messagerie vocale est pleine et quand vous ne faites que passer vos journées au téléphone à retourner des appels;
- Quand vous avez des tâches récurrentes. Ce sont souvent des tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée et donc facilement délégable à un tier.
Donc pour clore cette partie, je vous laisserais sur cette phrase : « apprenez à lâcher prise »
À qui dois-je déléguer ?
Tout bon gestionnaire ce dois de développer sa capacité à déléguer, mais plus que tout il doit savoir exactement à qui déléguer la tâche. Car déléguer aux mauvaises personnes, ne pourras qu’engendrer dans la plupart du temps l’effet contraire rechercher.
Ce que je recommande, est de premièrement commencer par analyser qui sont les membres de votre organisation qui sont les plus impliqués dans l’entreprise. Ensuite rencontrer ces personnes afin de déterminer s’ils ont des objectifs professionnels. Poser les bonnes questions. Sont-ils intéressés à obtenir plus de responsabilités ?
Voici 4 grandes erreurs que les managers débutants font et qu’il faut absolument éviter.
- Délègue certaines tâches pour se débarrasser;
- Délègue trop rapidement à des débutants;
- Cible les mauvaises personnes;
- Oublie de consulter les personnes concernées.
N’oubliez pas qu’ici le but recherché est que les employés se sentent investis dans l’entreprise, qu’ils aient l’impression d’exécuter des tâches à valeur ajoutée. Donc si vous leur transférez que des tâches ingrates dont vous voulez simplement vous débarrasser, ils finiront par s’en rendre compte. Je vous laisse donc imaginer la conclusion.
Alors agissez plutôt comme un leader, un mentor, soyez un modèle. Mais attention de ne pas tomber dans le piège de devenir désintéresser des tâches que vous avez déléguées « je leur fais confiance donc je ne vérifie plus ».
Restez informé !
Qu’est-ce que je peux réellement déléguer ?
Je dirais que la première chose à faire est de ce poser les questions suivantes :
- Est-ce une tâche récurrente ?
- Est-ce que quelqu’un d’autre à aussi les connaissances et les compétences nécessaires pour réaliser cette tâche ?
- Est-ce que la tâche pourrait plaire plus à une autre personne que moi ?
- Cette tâche donnerait-elle la chance à un collègue d’acquérir de nouvelles compétences ?
Ciblez aussi toutes activités non essentielles. Poussez même la réflexion plus loin en vous demandant sont elles réellement nécessaires ?
Toutes les tâches que vous repoussez sans cesse par manque de temps.
Pensez à la gestion des équipes et à la gestion de projet. « Pensez aux collègues les plus expérimentés » mais attention, un autre piège est à éviter.
Parfois on fonde beaucoup d’espoir sur une personne car on voit en elle beaucoup de potentiel. Vous allez alors mettre beaucoup d’énergie sur cette personne pour pouvoir l’apporter où vous la voyez, mais vous avez omis une chose très importante. Vous avez oublié de lui demander ce qu’elle voulait. Le danger est de vouloir plus et de mettre plus d’efforts que la personne concernée.
Étant quelqu’un qui aime beaucoup aider les gens, je suis tombé dans ce piège très souvent. J’ai souvent ciblé les mauvaises personnes, pas parce qu’elles n’avaient pas le talent requis, mais parce que ça ne leurs intéressait pas.
Alors j’ai mis beaucoup de temps et d’énergie dans ces personnes mais le résultat n’était pas au rendez-vous. Alors les frustrations commencent, les remises en question. « Est-ce de ma faute ? » etc. Donc finalement vous vous créez un stress énorme pour peu de résultats.
Aujourd’hui certain pourrait penser que je suis froid et sans cœur quand je prends certaines décisions, mais c’est tout le contraire. J’ai simplement compris qu’il est important de se créer une carapace et de poser les bonnes questions aux bonnes personnes.
Bien que je ne comprenne pas nécessairement pourquoi une personne qui a plein de talent ne veule pas en profiter, maintenant je l’accepte et je passe au suivant.
Comment puis-je Déléguer intelligemment ?
Développer cette compétence n’est pas chose aisée, mais je vais vous transmettre mes connaissances sur certains points très importants qui selon moi feront de vous un meilleur délégateur.
La première étape est bien sûr de déterminer ce que vous voulez déléguer. Ce que nous venons tout juste de voir.
Ensuite vient l’étape de la délégation. Je vais vous expliquer plus en profondeur comment faire pour que cette étape ait le plus de chance possible de réussir.
Comme énuméré plus haut, il faut commencer par trouver les bonnes personnes. Il faut donc connaitre les forces et faiblesses et vos collègues et savoir qui est intéressé à exercer plus de responsabilités.
Ensuite il est important de les rencontrer individuellement afin de leur dire ce que vous attendez d’eux exactement.
Exemples :
- Quels sont les résultats finaux attendus;
- Établir des priorités;
- Les enjeux;
- Dans certains cas, quels sont vos stratégies d’affaires;
- Les obstacles qu’ils peuvent rencontrer;
- Fixez des échéances.
Maintenant que vous leur avez délégué certaines tâches, votre travail ne s’arrête pas ici. Vous devrez mettre en place certaines choses afin que vos collègues aient toutes les outils nécessaires pour réussir :
Voici une liste non exhaustive de ce que vous devriez mettre en place :
- Une formation adéquate par rapport à la tâche donnée;
- Une communication bidirectionnelle;
- Faire des rencontres individuelles pour faire un suivi après la tâche effectué;
- Soulignez le mérite;
- Être à l’écoute;
- Toujours avoir un regard objectif;
- Leurs donner les ressources nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Ex : outil de gestion de projet ou un budget adéquat.
Il est donc important de responsabiliser vos employés, mais pour cela, il faut que vous lâchiez prise et que vous commencez à faire confiance aux gens.
Faite confiance mais VÉRIFIEZ !
Vous pourriez être surpris par certaines personnes. Quand une personne à la chance de s’épanouir dans son travail et qu’elle sens que son dirigeant lui fait confiance, elle pourra parfois même vous apporter vos plus grandes idées novatrices.
Mais pour créer ce sentiment, il faudra commencer par déléguer des tâches réalisables. Souvent de petits travaux et assumer les risques en se rappelant que l’erreur est humaine.
À l’inverse faite attention de ne pas tomber dans l’excès. Car oui, c’est bien de déléguer mais à l’inverse quand vous déléguez tout ou presque tout et que vous ne faites presque plus rien par vous-même.
Vous vous retrouverez forcément un jour des années en arrière de votre équipe et vous ne serez plus capable de suivre la cadence. Vous creuserez un fossé qui ne cessera de grandir. C’est ce qui est arrivé à quelqu’un très près de moi.
Voici donc une autre stratégie que vous pourriez mettre dans votre coffre à outils.
Utilisez la méthode SMART.
SMART est un acronyme qui détermine ce que doit posséder un objectif afin d’être considéré comme efficace.
Pour terminer,
N’oubliez pas ces 2 points très importants :
- Déléguer est l’une des choses les plus utiles pour son propre avancement dans l’entreprise et;
- Le succès sera toujours d’ordre collectif.
N’oubliez pas : LA PERFECTION N’EXISTE PAS, PASSEZ À L’ACTION.
Posez moi vos questions si vous avez besoin d’aide.
Important de lire notre "clause de non-responsabilité".